La productivité est au cœur des préoccupations de la plupart des commerçants et des chefs d’entreprise. Il est capital que le temps passé au travail soit rentabilisé au mieux. Mais il existe de nombreuses tâches chronophages qui restent toutefois nécessaires. C’est pourquoi il est essentiel de bien s’équiper en matière de logiciels professionnels. Ces derniers pourront vous aider dans l’optimisation des processus internes et ainsi booster les performances de votre société.

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Optimisation des procédures internes : quel intérêt ?

De nombreux commerçants n’en ont pas conscience mais leur organisation interne leur fait perdre du temps et donc de l’argent. D’ailleurs, lorsque des sociétés demandent un audit de leur mode de fonctionnement, l’expert en charge de cette opération conclut le plus souvent à un manque d’organisation et/ou à la nécessité de mettre en place des processus plus automatisé pour améliorer le fonctionnement des services.

Optimiser les processus internes permet :

  • d’améliorer la relation client : toutes les informations concernant un client doivent être regroupées au sein d’un programme accessible à tous les services de la société. Ainsi, le service client, le service marketing, le service technique (…) pourra apporter une réponse adaptée et personnalisée au client lorsqu’il sera en contact avec lui. L’idéal étant que tous les échanges (mail, téléphone et rendez-vous) soient notés également ;
  • de gagner en productivité : il existe de nombreuses activités chronophages : accusé réception d’une commande, envoyer des lettres de relance, éditer manuellement une facture ou un devis. Il existe des outils informatiques qui permettent d’automatiser toutes ces tâches et ainsi de vous faire gagner en productivité. En effet, vos salariés pourront se concentrer sur des tâches plus rentables durant leur temps de travail ;
  • d’éviter des erreurs : si des processus sont clairement établis et automatisés, le risque d’erreur humaine diminue fortement. Nul n’est à l’abri d’une faute de frappe lors de l’édition d’une facture ou de tout autre document. L’envoi d’un mail peut être oublié. Le but est de limiter au maximum les opérations pouvant déboucher sur une erreur et donc impacter votre image ou votre chiffre d’affaires.

Les logiciels aidant à améliorer l’organisation et le fonctionnement de vos services

Tous les logiciels professionnels que nous proposons ont pour objectif d’apporter des solutions pour optimiser au mieux le fonctionnement de votre commerce. Néanmoins, deux types de logiciels nous semblent indispensables pour débuter dans l’optimisation des processus internes : un logiciel CRM et un logiciel de gestion commerciale.

L’importance de formaliser les process à suivre

Pour un meilleur fonctionnement de votre société, il est important de rédiger les processus et de les auditer régulièrement afin de les améliorer si besoin. Il faut qu’un nouvel employé puisse rapidement intégrer ces process internes. Pour cela, ils doivent être formalisés dans un document qui doit être accessible à l’ensemble du personnel. L’application de la norme ISO 9001 peut être très pertinente pour l’optimisation des processus.

Les procédures mises en place doivent être régulièrement auditées afin de corriger quelques anomalies. Prenez également le temps d’écouter le retour de votre personnel afin de déterminer les points qu’ils ont du mal à assimiler. N’oubliez pas qu’un salarié appliquera plus facilement une procédure lorsqu’il aura en tête les avantages que celle-ci lui apporte dans son travail quotidien.