Pourquoi les entreprises doivent-elles s’équiper d’une solution de gestion de caisse ?
D’abord, cette solution sera extrêmement vite rentabilisée et générera du chiffre d’affaires complémentaire. Oui, vous avez bien lu ! En effet, un logiciel de caisse ne sert pas uniquement à encaisser, il permet également de mettre en place une multitude d’actions marketing et commerciales à destination des nouveaux clients. Le but étant d’augmenter le panier moyen, de faire revenir le client, etc. Nous verrons cela un peu plus loin dans cet article.
Ensuite, parce que même s’il est facultatif d’un point de vu légal, il l’est par l’obligation qui est faite à tout commerçant de tenir un journal de caisse, de pouvoir justifier en cas de contrôle fiscal ses achats et ventes. Bien entendu, cela peut être fait manuellement, rien ne vous interdit de perdre un temps considérable à écrire sur un livre de caisse vos entrées et sorties d’espèces, les articles vendus, les remises en banque, etc. Vous avez sûrement mieux à faire pour développer votre business, non ? Et pour finir, quelle image avez-vous d’un commerçant qui tape sur sa vieille caisse enregistreuse ? Cela vous inspire-t-il confiance ? Ne vous posez-vous pas de questions sur la pérennité de son affaire ?
Comment bien choisir un logiciel de caisse ?
La première chose impérative avant tout achat de programme de gestion, est de tester toutes ses fonctionnalités. N’achetez jamais un soft métier (quel qu’il soit d’ailleurs) si l’éditeur ne vous propose pas d’effectuer un test préalable sur votre PC.
Pourquoi tester les fonctionnalités d’un logiciel ? Tout simplement, parce qu’un commerce est différent d’un autre, et que chaque commerçant est unique, vous devez avoir la possibilité de vérifier si le programme vous permettra de mettre en œuvre toutes les formidables idées que vous avez en tête ! Vous pourriez par exemple :
- avoir plusieurs codes-barres sur vos produits,
- vouloir mettre en place un programme de fidélité par point en fonction d’un montant d’achat,
- optimiser la gestion des chèques cadeaux,
- analyser vos ventes par familles, par sous familles, par produits, par collections, et ce, sur des dizaines d’années s’il le faut,
- gérer différents points de ventes avec la même solution informatique.
Ce sont autant de requêtes possibles auxquelles le logiciel à acheter doit pouvoir répondre.
En testant le software sur votre PC, vous pourrez valider la bonne adéquation de la solution à votre modèle économique et ainsi vous rendre compte s’il transforme votre ordinateur en caisse enregistreuse adaptée.
Cependant, notez qu’il n’existe pas de logiciel parfait car, à un moment donné, il ne proposera peut être pas certaines fonctionnalités qui vous seraient bien utiles. C’est là qu’intervient le choix de l’éditeur : propose-t-il des mises à jour régulières de sa solution ? A-t-il un département « développement métier » capable de répondre à vos demandes ? Vous l’avez compris : un logiciel de caisse doit vivre, évoluer, s’adapter aux nouvelles technologies mais surtout, s’adapter à VOUS !
Par ailleurs, votre business peut être amené à évoluer : l’activité de commerçant démarre souvent avec un seul magasin, mais l’objectif peut être l’ouverture d’autres boutiques. La solution choisie vous permettra-t-elle de gérer plusieurs points de vente ? Pourrez-vous, en tant que manager, récupérer les statistiques de ventes de vos différents magasins, consulter les stocks de chacun, partager votre fichier client et permettre à vos clients de bénéficier d’une carte de fidélité utilisable partout ? Il s’agit là, de critères importants à prendre en compte dans le choix de votre logiciel de gestion.
Enfin, face à l’informatique, il existe deux types d’utilisateurs : ceux qui se sentent à l’aise et ceux qui ne maîtrisent pas. Dans le premier cas et si le logiciel est bien conçu, le commerçant pourra « s’auto-former » et le paramétrer lui-même. Dans le second cas, l’éditeur doit être en mesure de proposer à l’utilisateur un paramétrage et une formation associée. Il pourra le faire soit en interne avec son propre personnel, soit par le biais d’un réseau de revendeurs qui maîtrisent parfaitement la solution informatique en question.
Quel que soit le cas, l’éditeur du logiciel devra quand même proposer aux utilisateurs un contrat de maintenance ainsi qu’une hotline afin de les aider sur certains points techniques. Ne choisissez pas un éditeur qui ne propose pas un contrat de maintenance et un outil de prise de contrôle à distance de vos ordinateurs ou caisses tactiles. Ceci est le minimum car un jour ou l’autre, vous aurez besoin d’une aide et il vous faudra une réponse. De même, validez bien qu’en cas de problème le week-end, un service d’urgence est proposé (type astreinte par mail ou autre). Vous ne pouvez pas vous permettre d’être bloqué sur vos encaissements dans un point de vente, surtout un samedi !
Que sait faire une solution de caisse performante ?
Quelles sont les fonctionnalités de base ?
Un logiciel de caisse encaisse ! Bien vu, non ? Plus sérieusement, la fonctionnalité première (qui finalement est un détail et nous allons le voir après) est de permettre simplement d’ajouter des produits ou services à un ticket et d’encaisser le client avec son ou ses modes de paiements choisis. L’ajout des produits se fait soit par des touches de caisse positionnées avec un classement par familles et sous familles, soit, par codes-barres (solution optimale).
Aujourd’hui, le code-barres est partout ; vous faites vos courses dans les supermarchés et la caissière n’a qu’à passer l’article devant le scanner pour l’ajouter. Il faut pouvoir faire de même avec votre logiciel de caisse. Selon votre activité et vos produits, deux cas de figure vont se présenter : soit certains de vos articles ont déjà un code-barres apposé par le fournisseur, soit le produit n’en a pas. Dans tous les cas, il faut pouvoir en mettre un pour gagner du temps en caisse.
Un logiciel performant doit vous permettre de créer vos propres codes-barres et d’imprimer des étiquettes que vous collerez sur vos produits. Il doit même, et seulement quelques logiciels le font, pouvoir gérer plusieurs codes-barres pour un même produit (cas très courant en épicerie et notamment sur les packs de bouteilles). Pensez bien à ce point en démarrant votre activité, passez du temps sur ce paramétrage. Au global, vous gagnerez un temps précieux quotidiennement en gérant vos produits à 100 % avec des codes-barres, et ce, sans compter le risque d’erreur fortement diminué.
Vient ensuite la gestion des produits et des clients. Vous devez pouvoir renseigner votre base article, les prix d’achat pour les calculs de marge, les prix de vente et les prix promotionnels, prix en solde, opérations spécifiques, etc. La plupart des logiciels de gestion font cela, mais vérifiez bien que celui que vous envisagez propose une fonction « importation Excel ». En effet, si vous gérez des milliers d’articles, vous n’allez pas vous amuser à les créer un à un dans la base de données. Vous pourrez sans doute récupérer un fichier Excel auprès de vos fournisseurs et l’importer dans votre logiciel de caisse.
La gestion du fichier clients est fondamentale. Vous devez pouvoir stocker une multitude d’informations relatives à vos clients pour pouvoir mettre en place des actions marketing et de communication (e-mailing, publipostage, SMS, etc.). Donc, vérifiez bien que vous pouvez paramétrer tout cela, et qu’en caisse, vous pouvez très simplement « appeler » votre client pour réaliser son ticket. Les fonctions CRM sont capitales pour toute activité.
Pour finir votre journée, vous devez effectuer une clôture de caisse. Cela doit se faire très simplement et générer un document (Z de Caisse) que vous pourrez communiquer à votre comptable. Ce document reprend les mouvements de caisse et tous les règlements, le chiffre d’affaires par produit, famille, sous familles, la répartition des taux de TVA (important dans le cas du logiciel restaurant en cas de vente à emporter), etc. En un clic, vous devez pouvoir réaliser ce traitement. Vous aurez pris soin avant de clôturer de vérifier que les règlements constatés correspondent bien à ceux en caisse. Là aussi, le logiciel doit vous permettre de vérifier cela très facilement.
Pourquoi doit-il vous aider à développer votre chiffre d’affaires ?
Voici la partie la plus intéressante. Nous vous le disions au début de ce guide. L’achat d’un logiciel de caisse est très vite amorti car vous allez pouvoir mettre en place une multitude d’actions commerciales !
Programme fidélité
Les cartes de fidélité sont partout. Elles remplissent nos portefeuilles ! Ce n’est pas sans raison. Aujourd’hui, le consommateur veut être récompensé de sa fidélité. Un bon logiciel de caisse coiffure par exemple doit permettre de mettre en place très simplement un programme de fidélisation, en fonction de multiples critères que vous souhaitez (comment sont acquis les points ? Quel type de réduction ou avantage apporter au client ? etc.). Il est important que la carte de fidélité puisse également être lue par code-barres de façon à gagner un temps précieux en caisse. De même, dans le cas d’une gestion de plusieurs points de vente, le soft pourra synchroniser les clients de tous les magasins et leurs points fidélité pour leur permettre d’utiliser leur avantage partout.
Chèques-cadeaux
Les chèques-cadeaux apportent un double avantage au commerçant. D’abord, ils permettent de récompenser un client en lui offrant un avantage pour son prochain achat. Mais surtout, nous avons tous été confrontés à la problématique de choisir un cadeau ! Le chèque-cadeau prend ici toute sa signification en permettant de laisser choisir la personne. Pour le commerçant, c’est un excellent moyen d’augmenter son chiffre d’affaires simplement. Attention : validez bien que le logiciel de boutique gère correctement l’aspect comptable de ces chèques-cadeaux. En effet, ils sont soumis à une comptabilisation spécifique.
Opérations promotionnelles
Votre caisse enregistreuse doit pouvoir vous aider à vendre plus et mieux. Il faut impérativement qu’elle vous permette de mettre en place très simplement ce type d’opérations, aussi bien avec un prix spécifique ou une remise spécifique temporaire, qu’une réduction pour l’achat de plusieurs produits identiques, etc. Validez bien ce point car dans la vie d’un commerce, on est amené, ne serait-ce que pour liquider certains produits, à mettre en place des opérations promotionnelles.
Tickets intelligents
Le seul lien qui reste entre le commerçant et le client qui vient de réaliser un achat est le ticket de caisse. Dès lors, il devient un formidable outil de communication et de marketing. Quand vous faites vos courses dans les hypermarchés, très souvent, votre bas de ticket est utilisé pour vous communiquer des avantages. Votre futur logiciel de gestion doit vous permettre de faire ce type d’annonces. Le mieux étant qu’il le fasse en fonction du client (nouveau client, client fidélité, client ayant déjà acheté tel ou tel produit, etc) ? Le ticket intelligent justifie à lui seul l’achat d’une solution performante car il est très vite générateur de chiffre d’affaires.
Vous l’avez compris, le logiciel de caisse est votre allié au quotidien, il doit gérer votre business et son développement. Gardez toujours à l’esprit que tout doit être simple, convivial et efficace. Attention aux solutions avec back-office très complexe ! Tout doit être simple et rapide à développer.
Quelles statistiques vais-je pouvoir éditer et analyser ?
Nous l’avons vu, votre logiciel de caisse va tout gérer et devenir la « mémoire de votre commerce ». Mais, vous devez avoir la possibilité d’en extraire les informations pertinentes qui vous permettront de faire évoluer votre activité. En ce sens, il doit prévoir une multitude d’analyses (marges, chiffre d’affaires par produit, par famille, par sous famille, par collection, par fournisseur, fréquentation de votre magasin par plage horaire, stock, inventaire, etc.). C’est pour cela que vous devez pouvoir tester le soft avant d’acheter.
En réalisant votre évaluation, vous allez constater par vous-même toutes les analyses bien présentes et celles éventuellement qui vous manquent. Le mieux est d’avoir la possibilité de configurer vous-mêmes les analyses qui manqueraient. Malheureusement, très peu de logiciels le proposent. Si c’est le cas, il s’agit là d’un très bon choix !
12 questions à se poser avant de choisir votre solution informatique
Pour conclure ce guide complet, et avant de faire votre achat, validez bien à nouveau les points importants et cochez les bonnes réponses. Si 100 % sont cochés… foncez !
- Version d’évaluation proposée ?
- Éditeur joignable par téléphone ou par mail ?
- Éditeur présent sur le marché depuis plusieurs années ?
- Service installation, paramétrage et formation du logiciel proposé ?
- Maintenance et hotline proposées ?
- Évolutions et mises à jour régulières du logiciel ?
- Service de développement spécifique proposé ?
- Gestion par codes-barres proposée ?
- Outils pour opérations marketing proposés ?
- Analyses détaillées proposées ?
- Programme fidélité paramétrable ?
- Gestion des chèques-cadeaux ?