Le choix d’un logiciel de planification doit répondre à certaines contraintes. Des fonctionnalités essentielles doivent être présentes pour en faire un outil efficace et utile pour la gestion des ressources de l’entreprise (lire en détails ici). Mais, il faut également avoir connaissance des besoins précis de sa société et prendre le temps d’analyser son activité pour déterminer les autres points que doit proposer ce programme informatique. Chaque entreprise a des besoins propres adaptés à ses projets. Le logiciel de planification choisi doit porter ces projets et aider à leur réalisation.
Logiciel de planification : les fonctionnalités nécessaires
En matière d’outil de planning, il existe des fonctionnalités de base. Pourtant, tous les logiciels présents sur le marché (gratuits ou payants, en téléchargement ou sur support) ne présentent pas ces fonctionnalités minimales. Le logiciel de planification choisi doit effectuer ces tâches :
Gestion des ressources humaines
Un programme informatique dédié au planning d’une entreprise doit faciliter la gestion rh en permettant de :
- planifier les congés et les rtt,
- saisir les absences pour maladies ou celles sans justification,
- afficher le planning quotidien, hebdomadaire ou mensuel de chaque salarié.
Gestion des ressources matérielles
Les outils nécessaires au fonctionnement de l’entreprise doivent également être pris en charge par le logiciel de planification. Cela permet d’optimiser l’utilisation de certains matériels ou lieux de travail. Par exemple, dans un salon de beauté, le programme doit permettre de planifier l’utilisation des cabines et des outils en fonction des rendez-vous et des soins.
Gestion des projets
Un bon outil de planning doit permettre à un chef de projet de gérer son activité et celle de son équipe. Il va pouvoir attribuer des tâches, donner des délais, superviser l’avancement des activités, analyser la production, planifier l’utilisation des outils et des salles de réunion. Le plus serait que le logiciel de planification offre différents droits d’accès afin que les salariés puissent présenter l’avancement de leurs travaux. S’il permet également un affichage par projet, par client ou par ressources, c’est un avantage important pour la gestion des activités de la société.
Savoir analyser les besoins de son entreprise
Un bon outil de travail est un équipement qui répond aux besoins de l’entreprise. Il est donc important pour un dirigeant de prendre le temps d’évaluer son activité et de noter les éléments qui pourraient permettre son évolution. En matière de planning, il doit déterminer les points que ce dernier va devoir améliorer. Le plus souvent un logiciel de planification va optimiser les processus de production en permettant:
- la distribution des tâches entre les différents acteurs,
- le suivi de production,
- l’analyse des activités,
- la gestion des outils de travail.
D’autres éléments doivent également être pris en compte comme l’ergonomie et la facilité d’utilisation du programme. Par exemple, un code couleur peut rendre le planning et l’attribution des tâches plus visibles.
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