L’hôtellerie de plein air est une activité complexe qui demande de nombreuses compétences. L’utilisation d’un logiciel de camping permet aux gérants une gestion plus simple et plus efficace de leur établissement. Mais encore faut-il choisir un programme informatique qui remplisse parfaitement ce rôle et qui répond aux besoins de chaque gérant. Il existe plusieurs outils pour les campings : en téléchargement ou sur support CD, gratuits ou payants, etc. Parmi toutes ces offres, il peut être difficile pour un professionnel de l’hôtellerie de plein air de choisir l’outil qui conviendra à son établissement. En effet, tous les campings ne se ressemblent pas et tous n’ont pas les mêmes besoins. Il est donc important de se poser les bonnes questions avant de choisir le support informatique qui gèrera les réservations, la facturation, etc.
Logiciel de camping : les fonctionnalités requises
Quelle que soit la taille de l’établissement hôtelier de plein air, certaines fonctionnalités essentielles doivent être présentes :
- Gestion des réservations et des emplacements : le logiciel de camping doit être en mesure de gérer les demandes de réservation, les disponibilités de chaque emplacement (avec un plan interactif c’est un plus).
- Prise en compte automatique des différents tarifs : les prix des nuitées ou des locations à la semaine varient selon les saisons. Il faut que le programme puisse adapter la facturation selon qu’on soit en haute ou basse saison.
- Outil de planification : il doit être possible d’établir les plannings des équipes, des activités et des ressources matérielles avec le programme de gestion.
- Prise en charge totale de la facturation : cela doit aller de l’établissement du devis à l’envoi des relances en cas d’impayés en passant par le calcul de la taxe de séjour, l’édition des factures, l’encaissement des paiements, etc…
Connaître les besoins de son établissement hôtelier de plein air
Un terrain de 30 emplacements n’aura pas les mêmes besoins qu’un établissement pouvant accueillir plusieurs centaines de campeurs. Il est donc important de prendre le temps d’analyser son activité afin de connaître ses besoins et donc les fonctionnalités devant être présentes au sein d’un outil de gestion.
En cas de présence d’une offre de restauration ou de commerces, il peut être intéressant que le logiciel de camping puisse être relié aux logiciels de caisse de ces boutiques afin de faciliter la comptabilité générale.
De même, si le terrain est grand et que l’ensemble des campeurs ne passent pas régulièrement devant le tableau d’informations, une fonctionnalité permettant l’envoi de SMS pour informer les résidents sur les conditions météo ou le planning des activités est un plus.
Si plusieurs employés doivent utiliser l’outil de gestion, celui-ci doit être équipé d’un module permettant de gérer les différents utilisateurs et leurs droits d’accès.
Pour certains campings, une simple licence mono-poste suffit. Pour d’autres, il faudra une licence multiple dite Client/Serveur, c’est-à-dire plusieurs postes connectés à une même base de données.
Le choix d’un outil de gestion spécialisé dans l’hôtellerie de plein air doit prendre en compte l’ensemble de ces critères et être réfléchi afin de répondre aux besoins réels des gérants.
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