Quelles sont les fonctionnalités indispensables à un logiciel pour hôtel ?

S’équiper d’un PMS hôtelier est essentiel pour assurer la gestion d’un hôtel, quels que soient sa capacité d’hébergement et ses services annexes (restauration, loisirs, etc.). Parmi tous les outils qui existent, il est important de choisir un logiciel pour hôtel qui prend en charge les fonctionnalités essentielles à la gestion d’un établissement. Veillez également à ce qu’il soit régulièrement mis à jour pour intégrer toutes les nouvelles réglementations et surtout prendre en compte toutes les remarques des utilisateurs afin d’évoluer vers un produit véritablement paramétré pour les besoins hôteliers.

Les propriétés essentielles d’un PMS hôtelier

Afin d’être un véritable atout pour la gestion de votre établissement, un logiciel pour hôtel doit au moins proposer ces trois fonctionnalités :

Gestion de la partie hébergement

La gestion de l’hébergement est la fonction de base d’un PMS hôtelier. Il doit prendre en charge les réservations, le planning des disponibilités des chambres et des suites, la facturation…

Toute la relation client doit être traitée par le logiciel depuis la prise de contact jusqu’au solde de la facture. Chaque mail ou appel téléphonique doit pouvoir être indiqué dans la fiche client pour un meilleur suivi du dossier.

Le planning des réservations doit être un véritable support pour l’équipe afin de gérer de façon optimale la répartition des chambres.

Ce logiciel doit simplifier la facturation de la prestation d’hébergement en prenant automatiquement en compte les tarifs adaptés à chaque saison, les offres spéciales et en calculant la taxe de séjour. Il faut vérifier qu’il gère également les acomptes et les relances.

Un tel outil peut aussi être utilisé pour fidéliser la clientèle grâce à une automatisation de certains processus de la relation client comme l’envoi automatique de mail de confirmation de réservation, de remerciements après un séjour…

Interconnexion avec les autres services de l’établissement

Il est rare que l’activité d’un hôtel se réduise à l’hébergement. Il peut proposer un service de restauration, des activités annexes comme le golf, un spa, des excursions… Le fait que le logiciel de l’hôtel puisse être relié avec les logiciels gérant ces activités et, par exemple, récupérer automatiquement les tickets de caisse du restaurant, simplifie de façon conséquente la facturation globale du séjour lors du départ du client.

Module de reporting

L’un des intérêts de recourir à une solution informatique pour gérer son hôtel est la possibilité d’analyser son activité en sélectionnant le type de données sur lesquelles on veut s’appuyer. Grâce à cette fonctionnalité, il est possible de déterminer les points à améliorer et ceux qui génèrent un chiffre d’affaires satisfaisant. Elle permet également d’avoir une vision plus précise de l’évolution de l’activité selon les saisons. Il est ainsi possible d’adapter sa stratégie au regard des résultats obtenus par ce module de reporting.

Le caractère modulable de la solution informatique

Chaque hôtel est unique et a ses besoins propres en termes de gestion. Le paramétrage d’un PMS hôtelier doit permettre de répondre parfaitement à l’activité de l’hôtel. Nul besoin d’activer certaines fonctionnalités selon le type d’établissement. Au contraire, certains hôtels auront des besoins spécifiques. C’est tout l’intérêt d’une solution informatique entièrement modulable.